Przygotowanie do warsztatu UX

Fascynacja UX i UI z dnia na dzień jest w naszym zespole coraz większa. Szukamy inspiracji u najlepszych, aktywnie uczestniczymy w konferencjach i warsztatach. Postanowiłam  podzielić się z Wami zdobytą wiedzą i naszym doświadczeniem, stąd pomysł na cykl UX/UI na blogu. Zaczynamy od warsztatów. A tak naprawdę od odpowiedzi na pytanie: jak się za nie zabrać 🙂

Kiedy warto zorganizować warsztaty?

Stoicie przed wyzwaniem, które wymaga zaangażowania specjalistów z różnych dziedzin, a odpytywanie każdego z osobna graniczy z cudem? Zastanawiacie się: jak podejść do nowego projektu?. Jak zrozumieć wymagania, które stawia klient? Jak zbadać potrzeby użytkownika końcowego? Jeśli tak, to jest to najlepszy moment na organizację warsztatów. Swoją drogą bardzo lubimy tę formę do przepracowywania różnych rozwiązań, tworzenia produktów, procesów itp. Warsztaty sprawiają zawsze dużo radości, prototypy dają satysfakcję i poczucie sprawczości, a wspólne ćwiczenia integrują zespół.

Przepis na warsztatowy sukces 🙂

Określ cel

W pierwszej kolejności ważne jest określenie celu firmy, dopiero potem projektu, tak byście mieli pewność, że są zbieżne i wzajemnie się wspierają. Wiem, że powtarzam to do znudzenia, ale spójność i konsekwencja w przekazie są mega ważne:-)

Sprawdźcie czy Wasz cel jest SMART 😉

Najłatwiej zrobić to, weryfikując czy nasz cel spełnia poniższe mierniki:

Specific (simple, sensible, significant) specyficzny (prosty, rozsądny, znaczący)

Measurable (meaning, motivating) – mierzalny (mający znaczenie, motywujący)

Achievable (agreed, attainable) – osiągalne (uzgodnione)

Relevant (reasonable, realistic) – istotne (rozsądne, realistyczne)

Time-bound (time – based, time-limited) – ograniczone czasowo 

Jeśli tak, to super. Jeśli nie, uzupełnijcie go o brakujący aspekt. Przykładowy cel z moich warsztatów to “Określenie wartości, za którą Klienci będą skłonni zapłacić więcej, przynosząc firmie zysk na poziomie X w pierwszym kwartale 2020.”

Warto też określić, jaki ma być Out come – czyli co chcemy wynieść z warsztatów, jaki ma być ich konkretny efekt, czym mają się skończyć, np. podstawowy prototyp, rozrysowany proces, zaplanowana lista zmian w aplikacji itp.

Zespół – czyli kogo zaprosić?

Mamy już cel, wiemy co chcemy osiągnąć. Teraz warto zastanowić się, kogo zaprosić. Warsztaty pomagają przenikać się pomysłom z różnych perspektyw i różnych punktów widzenia, dlatego zadbaj o różnorodny zespół. Badania jasno wskazują, że im bardziej zróżnicowana grupa pod względem płci, specjalizacji, charakterów, tym bardziej kreatywne i przemyślane rozwiązania generuje. Idealnie, jeśli zespół mógłby składać się z:

• moderatora – czyli Ciebie 🙂
• przedstawicieli inwestora
• projektantów
• użytkowników

Tworząc zespół, jeśli to możliwe, zapoznajcie się z uczestnikami i zweryfikujcie, czy decydent/ przełożony, nie jest na tyle dominujący, że reszta mu się podporządkuje. Wtedy lepiej zaprosić go dopiero na spotkanie podsumowujące warsztat, w trakcie którego będziecie planować dalsze działania.

Wielkość zespołu – optymalnie 6-9 osób, maksymalnie 12. Zawsze dbamy o to, żeby nie przekraczać tej liczby.

Forma warsztatów

To najciekawsza część warsztatów i różnym metodom poświęcę następne wpisy, dlatego dziś przemknę tylko przez ten niezwykle istotny aspekt,  wpisując go jednak w pewne ramy. Zanim zaplanujecie zadania/ taski, jakie postawicie przed uczestnikami, zróbcie dobry research. 

1. Kim jest odbiorca? Persona?  – zbierzcie dane z dostępnych źródeł CMS, Google Analytics, FB, sprzedawcy, raporty, badania własne lub przeprowadzone na podobnej grupie docelowej. 
2. Fora internetowe/ grupy/ społeczności – sprawdźcie, co piszą o Waszym produkcie/ o produktach konkurencji/ o substytutach Waszych produktów. Jakie mają problemy? Z czym się borykają? Co lubią w aplikacjach? Czego nie lubią? Czego potrzebują? Możecie też poprosić ich o pomoc i wypełnienie krótkiej ankiety. Jeśli Wasz produkt lub projekt pokrywa się z ich pasją, jest duża szansa, że wskażą Wam przestrzenie, z których nie zdawaliście sobie sprawy
3. Badania zachowań – jeśli były robione – badania focusowe, eye tracking itp.

Zagregowany materiał warto rozesłać uczestnikom przed spotkaniem, zachęcając ich do poszukiwań własnych inspiracji.

Macie cel, wiecie z kim będziecie pracować i jaki efekt warsztatów chcecie osiągnąć – na podstawie tej wiedzy dobieracie formę warsztatów. Moje ulubione to design thinking i design sprint. Każdy z nich opiera się na podobnym planie, określenie celu, odbiorcy, generowanie pomysłów, wybór pomysłu, prototypowanie, testy. 

Dobry plan to podstawa! 

Czas. Sprawdźcie wcześniej,  ile potrzebujecie czasu na wykonanie każdego zadania i ile możecie im dać ekstra uczestnikom,  jeśli poproszą o przedłużenie (załóżcie zawsze zapas). Trzymajcie się ram czasowych, warto zaopatrzyć się w zegarek/ stoper, który będzie dawał znak w odpowiednim momencie. Jeżeli uda Wam się wypracować rozwiązanie szybciej niż plan przez Was założony, to super! Zakończcie na tym, nie dokładajcie zadań, by wypełnić zaplanowany czas. 

Scenariusz:

I Wstęp

1. Zadbajcie o komfort, ja bardzo lubię metodę balona – wpisujemy w balon, to z czym chcemy wyjść, w worki z balastem, co nam przeszkadza. Jeśli to możliwe rozwiązuję problemy od razu, np. gdy mówią, że jest za gorąco, otwieram okno i stawiam w i zasięgu uczestników wodę, jeśli to możliwe zbierzcie do pojemnika  telefony (to bardzo poprawia skupienie!!!).
2. Ustalenie zasad: mówimy sobie po imieniu (każdy przykleja kartkę z imieniem), nie korzystamy z telefonów (jeśli ich przełożony się na to zgodzi), odnosimy się do siebie z szacunkiem, krytykujemy pomysły, nie ludzi – to bardzo ważna zasada! Zawsze dopisuję jeszcze kilka, które podają uczestnicy.
3. Akcja integracja – poznajmy się

II Rozwinięcie

1. TASK I – cel, np. 5 pytań dlaczego?
2. Energizer – zabawa/ gra
3. TASK II – np. user flow – traktowanie aplikacji jak człowieka – rozmowa 2 osób – jedna jest aplikacją, a druga Klientem
4. Przerwa kawowa – 15 min.
5. TASK III – np. stworzenie user story map
6. Energizer – zabawa/ gra
7. TASK IV – np. indywidualne projektowanie rozwiązania
8. TASK V – np. krytyka i wybór najlepszych rozwiązań, projektowanie w grupach
9. Przerwa na lunch

III Podsumowanie

1. TASK VI np. tworzenie prototypu wspólnie
2. Prezentacja rozwiązania i kilka słów podsumowania i informacja, jakie będą kolejne kroki
3. Podziękowanie, warto też poprosić o wypełnienie ankiety

Wysyłka podsumowania/ materiałów z warsztatów itp. w ciągu 3 dni po zakończeniu warsztatów chyba, że ustaliliśmy inny termin.

I kilka moich tipów, które warto wziąć pod uwagę: każdy uczestnik jest ważny, zadbaj o to by wszyscy mogli się wypowiedzieć, miksuj aktywności – praca indywidualna z zespołową, przy biurku i ruchowa, trzymaj się założeń czasowych, jak widzisz, że aktywność i skupienie grupy siada, zaproponuj przerwę lub energizer, jeśli widzisz, że idą jak burza nie wybijaj ich z rytmu i zrezygnuj z niego. 

Przestrzeń i materiały

Jeśli masz taką możliwość, wybierz przestrzeń, która pozwoli swobodnie pracować indywidualnie, w grupach i całym zespołem. Super będzie, jeśli można otworzyć okno, niestety wiem, że to nie zawsze się udaje. Jeśli to możliwe, zadbaj o wodę i zdrowe przekąski (słowo klucz: “zdrowe” bo pobudzają mózg i nie sprawiają, że człowiek czuje się ospały). 

Układ krzeseł dopasuj do formy warsztatów, jaką zaplanowałeś. Ja z reguły mam podzielone stoły zgodnie z późniejszym podziałem na prace w grupach. Jeśli prowadzę wykład, lubię jak na początku jest układ w “U”, tak bym mogła podejść do uczestników i czuć bezpośredni kontakt. Nie lubię ukrywać się za biurkiem, stojakiem itp. Dbam o to, żeby przy ścianie, która będzie naszą wystawą, była odpowiednio duża przestrzeń, tak żeby każdy z uczestników mógł podejść i zapoznać się z tym, co tworzymy.

Jeśli chodzi o materiały, to nie ma ograniczeń, choć ja mam swoją listę must have:-)

• sznurek i klamerki- super się sprawdza, gdy nie można przykleić niczego do ściany
• guma do przyklejania do ściany – jeśli można 
• flip chart z kartkami (kiedyś dostałam na warsztaty pusty :D:D:D)
• mazaki
• post – it – ja najbardziej lubię te standardowe w różnych kolorach
• samoprzylepne kropki – do głosowania na najlepsze pomysły i rozwiązania
• kartki i długopisy

Mam pełną świadomość, że zaledwie liznęłam niektóre tematy i choć rozpisałam się na tyle stron, to jest jeszcze tyle do opowiedzenia. Trzymajcie rękę na pulsie i śledźcie nas na FB i Lin, żeby być na bieżąco z kolejnymi wpisami, które już niedługo wjadą na bloga.

A tymczasem jeśli szukacie moderatora, który pomoże wypracować Wam najlepsze rozwiązanie podczas warsztatu lub chcielibyście zapisać się na szkolenie z przeprowadzania warsztatów, to napiszcie do mnie anna@maj.marketing  🙂